Politique de confidentialité

1. Préambule

Le Centre d’action bénévole Maria-Chapdelaine est un organisme sans but lucratif qui vise à promouvoir l’action bénévole sur son territoire dans divers secteurs de l’activité humaine et susciter une réponse à des besoins du milieu par l’action bénévole.

La présente politique a pour objet de préciser les principes et les procédures concernant la confidentialité des dossiers des employés et des membres.

2. Objectifs

• Normaliser les procédures relatives à la protection des renseignements personnels des employés et des membres.
• Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels détenus par l’organisme.
• Assurer une information adéquate au personnel et aux membres du Centre d’action bénévole Maria-Chapdelaine concernant les procédures de confidentialité relatives à leur dossier personnel.

3. Engagement du Centre d’action bénévole M.C.

• Recueillir seulement les données nécessaires et utiles.
• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus.
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes

4. Règles d’application

Modalités générales

• Dès son arrivée, tout nouvel employé ou membre doit être informé de la présente politique.

Renseignements contenus dans les dossiers

• Tout nouvel employé ou membre est tenu de compléter un dossier personnel ou il identifie ses coordonnées personnelles pertinentes à la tâche qu’il va effectuer ou au service qu’il va utiliser (Ex. : adresse, numéro de téléphone, date de naissance, problème de santé, etc.).
• Les renseignements personnels sont utilisés seulement pour des fins administratives, les références aux organismes et le bon fonctionnement des services.
• Les employés ou membres ont la responsabilité d’informer le plus rapidement possible le supérieur immédiat, le responsable du service ou la direction générale de tous changements concernant leurs informations personnelles.

Entreposage des dossiers

• Les dossiers doivent être conservés dans un bureau fermé, à l’intérieur d’un lieu sécurisé.
• Chaque dossier doit être clairement identifié au nom de la personne dans une chemise en permettant de bien séparer les documents.
• Pour des fins de maximisation de l’espace, les documents originaux peuvent être scannés et conservés dans un fichier électronique.
• Tous les fichiers électroniques contenant des renseignements personnels doivent être protégés à l’aide d’un mot de passe connu que des personnes nécessitant un accès (voir Accès aux dossiers).
• Les mots de passe servant à protéger les fichiers électroniques doivent être conservés dans un bureau fermé, dans un meuble barré dont l’accès est restreint aux personnes nécessitant un accès (voir Accès aux dossiers). Ils peuvent être conservés sur l’ordinateur des personnes nécessitant un accès pour autant que le fichier ne soit pas accessible sur le réseau. Ce dernier fichier doit lui-même être protégé par un mot de passe connu que de la personne utilisant l’ordinateur, de la direction générale ou du Conseil d’administration.

Accès aux dossiers

• En tout temps, sur demande verbale ou écrite, un employé ou membre peut consulter son dossier.
• Le responsable du service et la direction générale peuvent en tout temps consulter le dossier d’un membre.
• Dans le cas d’un membre employé, seule la direction générale a cet accès.
• Tous les renseignements personnels conservés dans un fichier électronique doivent être accessibles uniquement par les personnes précédemment mentionnées.
• Sur autorisation écrite de l’employé ou membre, une copie du dossier peut être transmise à un tiers. En aucun temps les originaux ne sont transmis.

Conservation des dossiers

• Selon le type de document, ces derniers doivent être conservés selon les modalités et délais prescrits par la loi.
• Destruction des dossiers
• Lorsqu’un dossier personnel est détruit, ce dernier doit obligatoirement être déchiqueté à l’aide de moyens mécaniques (ex. : déchiqueteuse).
• Lorsqu’un fichier électronique contenant des renseignements personnels est détruit, ce dernier doit être supprimé à l’aide d’un logiciel spécialisé permettant une suppression multiple dudit fichier afin d’enlever toute trace de ce dernier sur le disque dur.